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            資深項目經理總結【京東研發部】高效的項目會議注意事項

            2018-11-05    來源:常笑 京東信息化+
            會議角色
                  1、會議組織者
                  2、議題提出者
                  3、參會人員
             
            總體要求
              1、目的要求:明確會議目的及主題并會前通知所有參會者。
              2、主題要求:一次會議最好只有一個主題,最多不要超過三個。
              3、議程要求:要有明確的議程及時間分配規則,需要設定時間,準時開始與結束。
              4、參會人要求:本著“相關性”和“少而精”的原則,精選參會人,避免“陪綁”的現象。
              5、指定主持人:會議主持人要嚴格按照會議的議程、時間安排等做好會議的主持和控制。
              6、紀要要求:具備準確完整、可執行的會議記錄,包含議題、議程、時間、地點、參會人、主持人、記錄人、發言情況、決策情況、待追蹤事項、會議附件等。
              7、時間要求:選擇合適的時間,如上午10:00點到12:00點、下午2:00點到4:00點比較適合開會。
              8、地點要求:選擇合適的地點,如會議室大小、桌椅擺放、安靜的場所等。
             
            小貼士
                  會議公式
                  1)開會+不落實=零 
                  2)布置工作+不檢查=零
                  3)抓住不落實的事+追究不落實的人=落實
             
            會前準備
                  1、會議組織者:
              1)明確會議的目的、主題并通知所有參會人員;如果會議的主題,不是由會議組織者確定,還需在會前征詢相關人收集并整理的會議主題。
              2)確定會議的方式:面對面會議、電話會議、視頻會議等。
              3)提前準備好會場、開會設施(比如電腦、投影儀、白板、白板筆、激光筆等)、會議討論材料、會議簽到表等。
              4)至少會前提前1天發邀請給參會人員,說明會議的目的、主題、會議議程、會議形式、開始時間、持續時長、地點、參會人等信息。
                  2、議題提出者:
              準備好會議材料并提前郵件發送給所有參會人員。
                  3、參會人員:
              提前查看材料并做好準備。
             
            會議期間
                  1、會議組織者:
              1)按照會議議程對每個議題控制時間,避免泛泛而談或海闊天空。
              2)會議時間需控制在1.5到2H以內。
              3)可設置時間提醒,如現在還有60分鐘、30分鐘、10分鐘等。
              4)決議需要形成記錄并當場宣讀出來確認。
                   2、議題提出者:
              講解每個議題,聽取與會者的意見和建議。
                   3、參會人員
              需要積極參與到會議議程中來,圍繞會議主題展開討論。
             
            會后總結
             
            會議組織者:
              1、落實完整、可執行的會議記錄。
              一般包括:
              1)過程記錄 ;
              2)各項決議列表 ;
              3)待決問題列表;
              4)下一步的行動計劃,包含具體負責人員和完成期限。
              2、跟蹤各項決議的落實情況。


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